2025年9月 | 人力资源专业分析
根据《1955年雇佣法令》第60E条（2023年修订版），马来西亚年假制度按工龄阶梯递增，不满2年8天，2-5年12天，5年以上16天。年假计算需注意首年入职按月比例折算，兼职员工按工时比例计算。未休年假可结转次年但第三年失效，离职时需按200%日薪补偿。特殊人群如试用期员工、外籍员工、轮班制员工和孕期员工有差异化处理规则。企业需防范未足额给假、离职未清算等合规风险，建议建立书面化政策、系统追踪和年度审计机制。
一、年假天数详解：不是一刀切，按工龄阶梯递增
| 服务年限 | 法定最低年假天数 | 常见企业实操 |
|---|---|---|
| 不满2年 | 8天 | 8 - 10天 |
| 2年≤工龄＜5年 | 12天 | 12 - 15天 |
| 工龄≥5年 | 16天 | 16 - 20天 |
要点说明：
- 首年入职处理：即使不满1年，也按月比例折算（如工作6个月：6/12×8天 = 4天）。
- 兼职员工算法：按工时比例计算（例：每周工作3天的员工，年假为全职的60%）。
- 行业差异：油气、建筑等高风险行业，通常额外给3 - 7天安全假（非强制但行业惯例）。
📌 真实案例：某制造企业给5年工龄员工只放12天年假，被劳工局罚了8,000马币——记住，工龄超5年必须给到16天！
二、年假计算与使用的关键规则
2.1 生效条件
- 必须连续工作满12个月（含试用期），产假、病假≤60天不影响连续性。
- 年度无故缺勤超10%，企业可取消当年年假资格（需书面警告记录）。
2.2 请假与安排规则
- 员工申请：需提前14天书面提出，雇主须在10个工作日内答复。
- 企业强制安排：雇主有权统一安排休假，但需满足：
- 提前30天通知
- 单次连续休假不超过10天
- 不得安排在公共假期后强制补班
2.3 未休处理
- 未休年假可结转至次年，但第三年自动失效。
离职清算公式：
- 补偿金 = 未休天数 × 日薪
- 日薪计算基数：
- 月薪员工：（基本工资 + 固定津贴）/ 21.75
- 计件员工：前3个月平均收入
- 补偿标准：日常工资的200%（含原工资）
💡 HR实操建议：用Excel建立员工年假追踪表，每月更新剩余额度，避免离职时扯皮。
三、特殊人群的差异化处理
| 员工类型 | 特别规则 |
|---|---|
| 试用期员工 | 按月比例折算（例：6个月试用期享4天） |
| 外籍员工 | 适用“就高原则”：马来西亚标准与母国标准取高（需在劳动合同明确） |
| 轮班制员工 | 连续工作24小时后必须安排48小时休息，否则视为加班 |
| 孕期员工 | 产假期间计入工龄，产后3个月内可额外申请5天过渡假（需医院证明） |
四、合规雷区与风险防范
4.1 高频违规点
- 未足额给假：给5年工龄员工低于16天年假（罚金：单次违规最高10,000马币）。
- 离职未清算：未支付未休年假补偿（员工可向劳资法庭申诉，企业需赔2倍补偿金）。
- 记录缺失：未保存年假申请单、审批记录（罚金：5,000马币 + 6个月内整改）。
4.2 合规操作清单
- 书面化政策：将年假规则写入员工手册 + 劳动合同附录。
- 系统追踪：使用HRIS系统（如BrioHR）自动计算剩余额度，避免人为错误。
- 年度审计：每季度核查年假使用记录，保存至少7年备查。
- 离职流程：结算时要求员工签署《年假清算确认书》。
五、跨境及跨州用工的注意事项
- 外派员工：前3个月可不提供年假，第4个月起补足折算天数。
- 跨州调动：若工作地点变更超20公里，需员工书面同意休假安排。
- 沙巴/砂拉越员工：额外遵守《东马劳工条例》，年假期间交通补贴需明确约定。
给中国出海企业的关键提示
在马来西亚设办公室的某制造企业，曾因忽略"工龄≥5年必须给16天年假"规则被劳工局罚款8,000马币。若吃透这三条可降本20%：
- 用试用期员工按月比例折算规则控制首年成本
- 沙巴/砂拉越设厂享额外交通补贴政策
- 通过HRIS系统自动计算年假避免人为错误
马来西亚的人力资源游戏规则，本质是在阶梯式年假制度中用系统化管理降本——那些把工龄计算精确到天、把年假清算写入离职流程的企业，正在悄悄吃掉市场红利。