越南劳工证全揭秘：持劳工证入境合规要点与落地实操指南

一、劳工证（工作许可）是外国人在越南长期工作的“身份证”与“通行证”

很多计划外派员工或招聘外籍人才到越南的HR小伙伴，首先面对的难题就是劳工证（Work Permit）。它不仅仅是越南政府批准的一份工作文件，更是外籍员工合法就业、申请长期工作签证（如DN/LD）的法定 前提条件。没有它，或者操作不当，轻则员工无法顺利入境开工，重则公司面临高额罚款甚至法律风险。我们今天就来把这张“证”掰开了、揉碎了讲清楚，特别是大家关心的持证入境合规性和落地后的实操要点。

核心法律依据：这事儿主要依据《越南劳动法》（尤其是2019年修订版及后续更新）和越南政府第152/2020/ND - CP号法令（关于外国人在越工作管理细则），以及后续的修订或补充规定（2025年如有新规，需特别关注）。

二、谁需要办？谁能豁免？

1. 需要办

绝大多数与越南企业签订劳动合同，打算在越南工作超过3个月（通常是90天以上）的外国专家、技术人员、管理人员等。简单说，来正经工作的，基本都需要。

2. 豁免情况（部分列举）

• 公司股东/企业主：持有公司法定资本或投资出资额的外国股东/企业主，在越南仅履行其所有者或股东职责时（注意：这个界限有时模糊，要谨慎）。
• 董事会成员：进入公司董事会但不直接参与日常运营管理的外籍成员。
• 外交人员/领事机构人员：持有外交或公务护照。
• 特定条约下的专业人员：符合越南加入的某些国际条约的规定（例如部分东盟框架下的专业人员流动协定，但需要具体核查）。
• 入境提供少于3个月的服务：例如设备安装调试、技术培训、紧急维修等，需提供项目合同及紧急说明（通常对应PV签证）。但务必注意时限！
• 校内授课的语言教师/专家：在学校或教育机构直接从事教学工作的（但需符合教育部门规定）。

特别提醒：豁免不代表不需要遵守其他规定如签证要求，务必核实！

三、核心申请条件（2025年风向标）

3.1 对外籍员工的要求（硬性指标）

1. 专业资质

• 学历证明：大学本科或以上相关专业学历（或等效的资格证书），且证书必须经过 越南领事认证（海牙公约国可通过“海牙认证”，非公约国需“外交部认证 + 越南使领馆认证”双重程序）。教育背景必须与申请的职位强相关。
• 工作经验证明：至少5年与申请职位直接相关的工作经验（需提供前雇主的证明信，说明岗位职责、任期，通常需公证认证）。年限不够，基本一票否决。
• 健康证明：必须在越南 政府指定的医疗机构体检（名单会更新！比如河内国际医院、胡志明市热带病医院等知名机构是常选项）。体检项目需涵盖传染病等基本内容，报告有效期有限（如3 - 6个月）。

2. 无犯罪记录

需提供国籍国或连续居住超过6个月的国家/地区出具的、经公证认证的 近5年内无犯罪记录证明（中国公民需有公证处的英文译本，且公证日期距申请日不超过90天）。

3.2 对雇主的要求（责任重大）

1. 合法资质

必须持有有效的越南 投资许可证（FIC）或 企业注册证书（ERC），且公司营业范围需包含拟聘用外籍员工的岗位所需业务。

2. 岗位必要性证明（核心难点）

必须向当地省级劳动局提交《外籍用工需求报告》， 详细论证：

• 该职位所需专业技能或管理经验是越南本地劳动力市场 短期内无法满足的（提供了本地招聘失败记录？）。
• 清晰说明岗位职责和对公司业务发展的 关键性。

这份报告是能否获批的关键，必须逻辑清晰、证据充分。

3. 遵守配额限制

• 越南法律对外籍员工在公司本地员工中的比例有 上限规定（例如，常见比例可能是1:10或更低，具体看行业和地区）。（注意：董事会有时不计入该配额，需确认最新规定）
• 行业不同，比例也可能不同（如制造业、服务业要求可能不同）。超过比例？除非你能申请到紧缺职业或高薪豁免（后面会讲），否则几乎没戏。

四、持证入境关键：工作许可与签证的“双簧戏”

1. 工作许可（劳工证）是签证的前提

根据越南法律（劳动法第170条及出入境管理法第11条），申请长期工作签证（DN类 - 商务签或LD类 - 工作签）必须 先获得省级劳动部门颁发的工作许可。这是铁律！

特例（很小范围）：富国岛、云屯等特定经济特区 可能允许“签证后补许可”，但有严格条件和时间限制（例如6个月内补办），且需特区管委会担保。 强烈不建议普通企业冒险依赖此途径。

2. 签证类型决定许可有效期

• 持有工作签证（LD类）可获得 最长2年的工作许可。
• 持有商务签证（DN类）通常只对应 最多3个月的工作许可。如果持有混合签证，有效期按较短的算。

3. 入境操作路径（重点）

路径1（最推荐）

在员工 入境前，公司就完成劳工证的申请并获得批准。员工持 相应类别的入境签证（如DN签证 - 商务签，用于入境启动工作）进入越南。入境后，凭借已获批的劳工证， 立即向出入境管理局申请将签证转换为长期工作签证（LD）。

路径2（高风险，尽量避免）

员工持旅游签（DL）或其他短期签证入境。 必须在入境后30天内启动劳工证申请流程（先申请临时许可，再转正式许可），拿到正式工作许可后，才能申请转为工作签证（LD）。此路径时间紧迫，风险极高，操作复杂，极易因超时变成非法务工。

4. 持证入境的“合规点”

• 确保员工持有的 签证类型与入境目的（工作）初步匹配（如DN签）。
• 确保 入境时，工作许可申请已获批准或已提交（有受理文件）。这是向移民官解释入境目的的关键证据。
• 入境后， 立即衔接下一步流程（签证转换）。拖得越久，风险越大。
• 绝对避免持旅游签证（DL）入境后，长期不办理工作许可就工作，这是明确的违法行为。

五、分步申请流程与时间线（2025最新版实操）

1. Step 1: 前期准备与预审批（关键且耗时）

• 公司HR准备《外籍用工需求报告》并提交给 省级劳动局（DOLISA） 进行 岗位必要性预审批。这是后续所有动作的基础，需要充分论证，通常需要几周时间。
• 员工在母国或越南指定医院完成 体检。
• 员工准备 学历、工作经验、无犯罪证明等文件，完成 公证及越南领事认证（双认证）。这部分时间较长（1 - 2个月常有），务必提前启动。
• 收集公司营业执照、投资证书、税务登记证等文件。

2. Step 2: 正式在线申请

• 公司HR通过越南省级劳动局指定的 在线申报系统（如省级公共服务门户网站）提交劳工证申请。
• 上传所有经过公证认证的扫描件（清晰、完整）。
• 填写详细申请表。

3. Step 3: 文件提交与审核

• 根据系统通知或要求，可能需在指定时间内提交部分纸质原件到劳动局窗口核验。
• 劳动局内部审核（可能涉及劳动、公安等部门背景核查）。系统通常显示状态码（如7A等待劳动厅批文，3B出入境终审等）。

4. Step 4: 审批结果与取件

• 正常审批时间：根据官方信息（参考知识背景2及2025年流程优化），通常为 15 - 20个工作日（从提交完整合格材料起算）。现实受材料质量、审批效率、是否补件等因素影响。
• 加急服务：部分省份可能提供付费加急通道（3 - 7个工作日），具体费用和可行性需咨询当地劳动局。
• 审批通过后，凭通知领取纸质的 工作许可证（劳工证）。 有效期通常为2年（自签发之日起算），且需与员工实际签证有效期匹配。

六、落地后的关键合规运营

1. “双证”同步管理

劳工证和员工的工作签证（LD）有效期必须 保持同步！续签劳工证是续签工作签的前提。通常需提前2 - 3个月启动续签流程（需重新提供材料，重新论证岗位必要性）。

2. 社保缴纳（强制）

获得劳工证的外籍员工，需强制参加越南 社保（含养老、医疗、失业、工伤、生育）。企业和个人按法定比例分担（如2025年需确认最新费率，通常企业占大头）。特别注意是否有生效的双边社保协定（如中越协定）可避免双重缴纳部分险种（主要是养老保险）。

3. 薪酬税务合规

1. 薪酬标准

薪酬不得低于 地区最低工资标准（2025年分为四类地区，需查最新标准）和行业标准（如2024年AI工程师最低$4000，半导体$4500）。

2. 个税（PIT）

外籍员工需就其在越南境内所得缴纳个税。适用 累进税率（最高35%）或 固定税率（如某些高级专家）。关键在于是否构成“越南税务居民”：

• 183天规则：在一个日历年度或连续12个月内在越南居住 满183天，即视为税务居民，需申报 全球所得（但目前越南实际征管能力主要在境内所得）。
• 不满183天：通常仅就 来源于越南的所得纳税（适用20%固定税率或按双边协定优惠税率）。

3. “十三薪”等福利

需按税法规定计入应税所得申报。

4. 及时准确申报

公司需按规定代扣代缴并申报。

4. 劳动合同管理

必须签订越南语的劳动合同（可附英文对照版，但以越文为准），明确试用期、薪酬福利、工作内容、解约条件等，并符合越南劳动法规定（如试用期工资不低于正式工资的85%）。 合同期限不得超过劳工证有效期！

5. 信息变更与注销

• 员工职位、工作地点、护照信息等发生变更，可能需在限定时间内向劳动局报备更新或重新申请。
• 员工 离职或合同终止时，公司有 法定义务在合同终止后 72小时内向劳动局提交《外籍员工离职申报表》，并 同步办理劳工证和工作签证的注销手续。不注销，后续会有麻烦（如影响新员工申请配额）。

七、避坑指南与常见问题解决（HR们最需要！）

1. 高频拒签原因

• 学历认证问题：证书不真实、专业与岗位不相关、海牙认证/双重认证不合格、翻译错误。 尤其要警惕职业教育证书的认证困难！ 务必确保原始文件有效、翻译准确、认证程序完整合规。
• 工作经验不足/证明不足：年限不够（5年是硬门槛）、证明信含糊笼统、未体现具体职责、未公证认证。要详细、具体、有证明力。
• 岗位必要性论证不足：《外籍用工需求报告》敷衍、逻辑不清、缺乏本地招聘失败的有效证据。这是劳动局审核的重中之重！
• 本地员工比例超标：公司未提前规划好配额，导致无法获得新批准。
• 健康证明过期/不合格机构：没在指定医院做，或者报告过期了。

2. 续签怎么办？

• 提前准备！ 建议提前 3个月启动续签流程。
• 材料基本与首次申请一致（体检、无犯罪更新、工作经历更新、劳动合同等）。
• 核心挑战：需要 重新论证该岗位依然需要外籍员工，证明本地化替代未完成。公司需提供该员工在职期间对公司的贡献、技能的不可替代性证明，以及持续的本地招聘/培训记录。

3. 紧急情况处理

1. 证件遗失/损坏

立即向当地警察局报失并取得证明，同时向劳动局申请补发。过程可能耗时，需预留缓冲期。务必注意通知相关部门（如出入境）。

2. 公司并购/重组

涉及劳工证“过户”问题。新公司必须重新申请劳工证，原有证件通常需要注销。需要密切配合劳动局和法律顾问处理。

4. 遇到现场检查怎么办？

劳动监察部门有权对企业进行合规检查（包括突击检查）。

企业需配合提供：员工名册、劳动合同、劳工证复印件、工资支付记录、社保缴纳证明等。

确保档案齐全（劳工证正本及所有申请材料复印件、劳动合同、签证页、社保缴纳记录等），保存期通常为3 - 5年。

（参照知识背景）注意检查官应出示证件，企业可要求法务陪同，提供材料有时限要求（基础材料2小时、补充材料24小时），企业有权对超范围检查提异议。

八、落地后的文化与管理小贴士（让工作更顺畅）

1. 假期与习俗

越南公共假期多且独特（如春节Tết休假时间可能长达一周以上），需在年度规划中提前考虑。2025年是否有新增假日需关注政府公告。尊重当地文化习俗（如节日送礼习惯）。

2. 工会

越南有官方的越南总工会（VGCL）。企业规模达到一定人数（通常是10人以上）需依法成立工会基层组织。虽然职能与西方工会不同（更多是福利、调解），但需建立良好沟通，处理劳资关系时注意方式。

3. 沟通方式

越南文化注重和谐、尊重等级，沟通时注意委婉、间接，避免当众直接批评。

4. 争议解决

劳资争议优先通过 协商调解（公司内部、劳动局调解）。调解无效可申请 劳动仲裁（流程相对较快）。对仲裁不服可向 人民法院提起诉讼（程序更复杂耗时）。涉及外籍员工的复杂纠纷可能涉及多国法律，建议寻求专业法律支持。