德国派遣公司运营全流程SOP：从成立到合规管理的关键步骤

一、法律形式选择

1.1 GmbH（有限责任公司）

适合中大型派遣公司，需至少1名股东，最低注册资本25,000欧元（实缴12,500欧元即可注册）。优点是责任有限，适合长期运营。

1.2 UG（微型有限责任公司）

初创企业首选，最低注册资本1欧元（但需预留利润补足至25,000欧元）。成本低但扩张受限，适合试水阶段。

1.3 特殊行业许可

劳务派遣行业必须额外申请《劳务派遣许可证》（Arbeitnehmerüberlassung），否则无法运营。例如，建筑或医疗派遣需额外提交行业资质证明（如TÜV安全认证）。

二、注册流程

2.1 名称核准

向当地工商局（Gewerbeamt）提交公司名，确保不重名（耗时1 - 3天）。

2.2 公证章程

公司章程需公证，费用约500 - 1,000欧元。德国法律要求章程公证才生效，股东若含外籍人士，需额外提交德语翻译件。

2.3 商业登记

在地区法院（Amtsgericht）登记，提交股东护照、地址证明等（耗时2 - 4周）。

2.4 税务注册

向税务局（Finanzamt）申请税号，同步开通增值税号（USt - IdNr）。

三、申请材料清单

• 公司注册证明（Handelsregisterauszug）。
• 商业计划书（含派遣规模、行业领域）。
• 无犯罪记录证明（股东及高管均需提供）。
• 财务证明（如银行担保函，证明有足够资金支付员工工资）。

四、审批流程及时效

4.1 提交申请

通过BA在线门户上传材料（2025年处理周期缩短至4 - 6周）。

4.2 现场核查

BA可能突击检查办公场所（确保有实体办公室）。

4.3 许可期限

首次批准1年，续期需提交过去12个月的业绩记录（如员工工资单、社保缴纳证明）。续期时，BA重点查“同工同酬”执行情况——若派遣员工薪资低于客户公司正式工，直接拒批！

五、标准合同必备条款

5.1 工作内容与地点

明确派遣岗位、客户公司地址（避免模糊描述）。

5.2 试用期

最长6个月（2025年新规：IT行业可缩短至3个月）。

5.3 薪酬结构

必须注明基本工资、加班费（时薪的150%）、绩效奖金（参考行业集体协议）。

5.4 终止条件

提前4周通知（工龄超2年需更久），并附解雇保护条款。

六、集体协议（Tarifvertrag）遵守要点

6.1 行业协议优先

例如，制造业派遣需遵守IG Metall协议，规定最低时薪14.5欧元（2025年标准）。

6.2 同工同酬原则

派遣员工薪资/福利不得低于客户公司同岗位正式员工，否则面临工资差额3倍罚款。实操案例：曾帮一家柏林IT派遣公司修订合同，加入“远程办公设备补贴”条款（每月50欧元），避免GDPR纠纷——员工自带设备易泄密。

七、社保五险缴纳比例（2025年最新费率）

险种	总费率	雇主承担	雇员承担	缴费基数上限（月薪）
养老保险	18.6%	9.3%	9.3%	7,550欧元
医疗保险	14.6%	7.3%	7.3%	无上限
失业保险	2.4%	1.2%	1.2%	7,550欧元
护理保险	3.4%	1.7%	1.7%	无上限
工伤事故险	1.5%	全由雇主承担	-	无上限

注意：医疗保险需加收附加费（平均1.3%），由雇员承担。

八、跨境社保豁免（A1证明）

适用场景：外籍员工派遣到德国≤24个月（欧盟境内）或≤48个月（中德协定）。办理流程：向德国社保局提交申请，附母国参保证明（5 - 10工作日获批）。

九、工资预扣税（Lohnsteuer）

9.1 计算工具

对接ELSTER税务系统自动计税（税率14% - 45%累进）。

9.2 申报时效

每月10日前提交上个月数据，逾期罚金 = 欠税额×10%。关键提醒：外籍员工薪资若从境外支付，需按支付日汇率折算欧元计税——用ELSTER系统可避免汇率风险。

十、服务协议核心条款

10.1 责任划分

客户公司负责工作场所安全，派遣公司承担员工社保/薪资（书面明确，避免模糊）。

10.2 赔偿限额

设定单次事件赔偿上限（如50万欧元），并购买连带责任险覆盖。

10.3 终止条款

包括客户破产时的员工转岗方案（例如7天内转入备用客户）。

十一、联合责任（Joint Liability）防范

德国法规定，客户公司对派遣员工薪资有连带责任。对策：在合同中加入“客户需实时确认工时记录”，并每月审计客户支付记录。血泪教训：一家慕尼黑派遣公司因客户拖欠款，自己垫付工资后起诉失败——合同没写“预付款条款”，切记收30%预付款再开工！

十二、工时与工资监控

12.1 工时记录

每日打卡（电子系统需符合GDPR），周工时上限48小时（含加班）。

12.2 最低工资

2025年全德统一12.5欧元/小时，但建筑行业需达14欧元（参考行业协议）。

12.3 工具推荐

用Zoho People或Personio软件自动报警超时工单。

十三、员工档案管理

13.1 GDPR要求

员工数据加密存储（如AES - 256），仅HR有权访问。离职后档案保存2 - 5年（劳动纠纷相关需10年）。

13.2 档案内容

合同、工作许可、培训记录、薪资单（双语版本）。

十四、劳动争议处理

14.1 常见问题

虚假自雇（Scheinselbständigkeit）——员工被误归为自由职业者。

14.2 解决流程

1. 内部协商（≤30天）；
2. 劳动法庭仲裁（提交证据如考勤记录）；
3. 若败诉，补缴社保 + 罚款（最高年薪20%）。

高效技巧：每季度给员工发“合规确认书”，签字存档——遇纠纷时，这是第一道证据。

十五、季度报告（Übersendungsnachweis）

内容：派遣员工名单、工时、薪资、客户公司信息。提交时效：每季度结束15日内交劳动局（线上系统可自动生成）。

十六、财务年报披露

在年报中单独列项“派遣业务”，披露营收占比、社保缴纳率（阈值≥98%）。外籍员工数据需脱敏处理（如姓名哈希加密）。

十七、劳动局突击检查预案

17.1 重点文件

员工合同、社保缴纳凭证、客户协议（现场2小时内调出）。

17.2 应对团队

指定合规专员+律师（预留24小时热线）。实战经验：去年法兰克福一次突击检查，靠电子档案系统10分钟导出数据——省下5万欧元潜在罚款。